Laboratorium Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses Pembelajaran KelompokDiasuh  Tim BDK Surabaya
Dr. H. Muchammad Toha, M.Si.
Aziz Fuadi, S.Sos., M.S.M.

Harian Bhirawa bekerja sama dengan Laboratorium Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Balai Diklat Keagamaan Surabaya menerima konsultasi tentang  manajemen SDM, mulai dari perencanaan, penempatan, pengembangan sampai dengan pemberhentian karyawan. Laboratorium ini juga mengupas tentang masalah-masalah lain yang berkaitan dengan issue Manajemen SDM, seperti motivasi, kepuasan kerja, konflik, stress kerja dan masalah lain yang dihadapi karyawan.  Kirimkan surat anda melalui email ke bdk_surabaya@kemenag.go.id. Surat juga bisa dikirim ke email: harian_bhirawa@yahoo.com dengan subjek surat “Laboratorium Manajemen SDM”. Kami akan dengan senang hati menjawab surat yang anda kirimkan dan memecahkan masalah yang Anda hadapi.

Berhentinya Proses Pembelajaran Kelompok di Tempat Kerja
Pertanyaan:
Bapak Pengasuh, saya Darto dari Surabaya. Saya bekerja pada sebuah instansi pemerintah selama 7 tahun dan telah menguasai beberapa jenis pekerjaan pada bagian yang saya tangani. Karenanya, seringkali atasan menyerahkan pekerjaan ke saya karena kurang percaya pada pegawai lain. Mungkin atasan saya khawatir jika pekerjaan diserahkan kepada pegawai lain tidak akan beres. Tampaknya pegawai lain tambah enjoy dan mengerjakan pekerjaan seadanya. Nah, suatu saat saya dirotasi ke bagian lain. Sebenarnya atasan saya tak setuju namun karena kalah wewenang dengan atasan yang lebih tinggi (top leader) maka  dia melepaskan saya. Namun seringkali dia memanggil saya untuk membantu mengerjakan pekerjaan pada bagian tersebut. Bagaimana saran pengasuh untuk menyelesaikan masalah tersebut? Terima kasih.
Jawab:
Bapak Darto, melihat kasus yang terjadi di tempat kerja Anda, tampaknya terdapat dua hal yang  terjadi; pertama kurangnya pemberdayaan pegawai dan kedua, berhentinya proses pembelajaran kelompok di tempat kerja. Setiap pegawai memang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing dan akan bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Tidak terpenuhinya tugas dan tanggung jawab atau rendahnya kinerja dari seorang pegawai akan mengakibatkan menumpuknya beban kerja pada pegawai lainnya karena pekerjaan harus selesai sedangkan pegawai tertentu kinerjanya rendah. Maka pemimpin dalam sebuah bagian harus peka terhadap kondisi tersebut. Jika terdapat pegawai yang berkinerja rendah, maka menjadi tanggung jawabnya untuk memberdayakan dan meningkatkan kinerjanya, melakukan  coaching atau mendorong proses pembelajaran dalam kelompok kerja yang melibatkan pemimpin dan para pegawai pada bagian tersebut.
Pemberdayaan Pegawai
Salah satu kelemahan yang seringkali melekat pada pemimpin adalah kurangnya kemampuan dalam  memberdayakan pegawai yang ada. Ketika mereka melihat pegawainya berkinerja rendah, dengan serta merta mereka memberikan label dan berpendapat bahwa memang kinerja pegawai tersebut tidak dapat ditingkatkan. Padahal usaha untuk memberdayakan pegawainya belum dilakukan atau sengaja mengabaikan pegawai tersebut. Kalaupun terdapat usaha untuk memberdayakan pegawai, mereka tidak sampai pada sebuah titik di mana telah terjadi  perubahan kesadaran pada pegawai untuk berkinerja dan meningkatnya kompetensi pegawai. Akhirnya semakin lama pegawai yang berkinerja rendah diabaikan, ia akan semakin malas dan berpandangan bahawa dengan kinerja saat ini ia tetap aman di tempat kerja, menerima gaji dan paket kompensasi lainnya seperti tunjangan kinerja. Karenanya,  tidak ada upaya dari pegawai tersebut untuk mengubah perilakunya dalam bekerja. Hal tersebut sesuai dengan teori motivasi dari McGregor yang menyatakan bahwa pegawai dengan tipe X pada dasarnya adalah malas  sehingga perlu mendapatkan perlakuan yang ekstra agar ia mau berkinerja.
Coaching di Tempat Kerja
Coaching  bisa dilakukan terhadap pegawai dengan skill yang kurang atau meningkatkan skill tertentu dan jika skill tersebut dapat ditingkatkan melalui proses face to face dengan arahan yang bersifat individual.  Coaching bisa dilakukan oleh pemimpin pada bagian tersebut atau pemimpin tersebut dapat menyerahkannya kepada pegawai lain yang dianggap mampu untuk melakukan proses coaching terhadap rekan kerjanya. Agar proses coaching berjalan efektif maka bisa dilakukan ketika terdapat kesempatan baik bagi coachee maupun coach untuk melakukannya atau jika pekerjaan di bagian tersebut tidak sedang dikerjar deadline. Jika yang bertindak sebagai coach adalah pegawai, maka pemimpin pada bagian tersebut terlebih dahulu memberikan arahan pada coachee dan coach bahwa akan ada proses coaching. Hal tersebut dilakukan untuk mengatasi masalah kesalahpamaham yang dimungkinkan akan muncul diantara keduanya.
Pembelajaran Kelompok
Tidak semua permasalahan tentang kurangnya kompetensi pegawai harus dilakukan melalui training yang memakan biaya besar, namun bisa ditempuh dengan pembelajaran kelompok. Pembelajaran kelompok bertujuan agar  anggota yang ada di dalamnya mempunyai kompetensi  sesuai dengan standar yang ada.  Ketidakseimbangan kompetensi antar anggota akan mengakibatkan tidak berimbangnya beban kerja yang ada atau terpusatnya sebuah pekerjaan hanya pada orang-orang tertentu.  Di samping itu, pembelajaran kelompok juga bertujuan  untuk meningkatkan kompetensi anggota baru dan untuk menjaga stabilitas kinerja kelompok ketika terdapat anggota yang keluar  atau dimutasi ke bagian lain.
Dilkihat dari prosesnya, pembelajaran kelompok berbeda dengan pembelajaran individual.  Dalam pembelajaran kelompok ada proses sharing, transfer pengetahuan dan koordinasi pengetahuan antar anggota kelompok.  Jika anggota kelompok belajar secara individual bukan berarti proses pembelajaran kelompok terjadi. Proses tersebut ada ketika semua anggota mengetahui pengetahuan  dan bisa mengakses pengetahuan tersebut menjadi pengetahuan bersama.
Salah satu indikator bahwa telah terjadi proses pembelajaran dalam kelompok adalah terjadinya perubahan pengetahuan kelompok dan kinerja kelompok.  Bertambahnya pengetahuan dan keterampilan serta kinerja kelompok dibanding sebelumnya menunjukkan proses pembelajaran telah terjadi. Sebaliknya, tidak meratanya pengetahuan dan keterampilan  yang dimiliki anggota kelompok, atau peran yang tidak berimbang dalam sebuah kelompok menunjukkan tidak terjadinya proses pembelajaran dalam kelompok tersebut.
Sesuai dengan prinsip kaizen teian (perbaikan yang terus menerus) dalam manajamen Jepang, idealnya pembelajaran tersebut terus berkelanjutan karena pengetahuan dan keterampilan baru  juga terus bermunculan.  Berhentnya proses pembejaran kelompok akan mengakibatkan terputusnya pengetahuan baru atau   adanya gap kompetensi anggota dalam kelompok dibandingkan dengan kompetensi yang diharapkan.
Berlanjut atau tidaknya proses pembelajaran kelompok dipengaruhi oleh  karakteristik  dari anggota, lingkungan  kerja dan kepemimpinan.  Anggota dengan karakter  pembelajar, tertarik dengan hal-hal baru, bersedia berbagi pengetahuan, terbuka dan mempunyai kepedulian yang  tinggi terhadap kelompok  merupakan modal bagi terwujudnya proses pembelajaran pada kelompok.  Tanpa karakter tersebut pembelajaran kelompok bisa jadi  merupakan beban bagi anggota. Misalnya, anggota yang tidak suka berbagi pengetahuan  menjadi satu kelompok dengan orang yang berkarakter bukan pembelajar atau mempunyai motivasi beajar yang rendah.  Pembelajaran pada akhirnya hanya menjadi proses yang dipaksanakan dan hasilnya tak akan optimal.
Kondisi lingkungan kerja juga menentukan tingkat keberhasilan  proses pembelajaran. Jika kebiasaan, norma dan nilai-nilai yang ada pada lingkungan tersebut  tidak mendukung terjadinya proses pembelajaran bagi anggotanya,  maka pembejaran tak akan pernah terjadi. Yang ada hanyalah anggota yang bekerja sesuai dengan tugas yang telah dibebankan tanpa ada proses pembelajaran kelompok. Pada kondisi ini,  anggota akan terfokus dan berpikir untuk menyelesaikan pekerjaannya sendiri tanpa peduli dengan kondisi kelompok atau bagian tempatnya bekerja. Karenanya, sangat dimungkinkan munculnya perilaku yang egois di tempat kerja atau perilaku membantu yang sangat kurang.
Akhirnya, pemimpin juga menjadi faktor suskes tidaknya proses pembelajaran kelompok. Pemimpin yang hanya mempercayai satu atau dua orang di dalam bagian atau kelompoknya  justeru akan menjadi  penghambat terjadinya proses pembelajaran. Ketika pegawai yang dipercayainya dipindah ke bagian lain, dan meninggalkan tugasnya, maka pegawai lain tak akan mampu menangannyai karena sebelumnya tak terjadi proses pembelajaran dalam kelompok.

                                                                                                     ————- *** —————

Tags: